03 / Dialog og afklaring
En god dialog
begynder præcist.
Et kort overblik over emne, parter og formål giver et bedre udgangspunkt for at afklare, om og hvordan en samtale kan fortsætte.
01 / Perspektiv
Sæt ord på formålet
Hvad ønsker I at få afklaret, og hvorfor er spørgsmålet aktuelt? Begynd med et kort resumé frem for en lang dokumenthistorik. Et tydeligt formål gør det lettere at forstå opgaven.
Angiv, om I henvender jer på vegne af en virksomhed eller i en anden rolle. En eventuel videre dialog skal have en tydelig sammenhæng mellem parter, emne og forventninger.
02 / Rammer
Afstem rammerne tidligt
Hjemmesiden indeholder ikke en fast prisliste eller et løfte om behandling af alle henvendelser. Eventuelt indhold, honorar, tidsplan og ansvar må aftales særskilt, hvis en opgave bliver relevant.
En indledende besked udgør ikke en ordre, et finansieringstilsagn eller en aftale om et bestemt resultat. Undlad derfor at disponere på grundlag af, at en besked er sendt.
03 / Afgrænsning
Hold spørgsmålet afgrænset
Skeln gerne mellem de oplysninger, I allerede har, og det, I mangler svar på. Det gør det muligt at skelne et dokumentationsspørgsmål fra eksempelvis et spørgsmål om aftalens eller markedets karakter.
Er der flere temaer, kan I prioritere det vigtigste først. Beskriv kun den sammenhæng, der er nødvendig for at vurdere, hvad næste skridt kunne være.
04 / Forberedelse
En enkel første besked
Skriv jeres navn, en kontaktadresse, hvem I repræsenterer og et kort resumé af emnet. I kan også nævne, hvilken offentlig dokumentation der allerede findes.
Send ikke CPR-numre, adgangskoder, kontooplysninger eller følsomme personoplysninger. Hvis en videre samtale kræver fortroligt materiale, skal dets omfang og en passende kanal aftales først.
Spørgsmål & svar
Godt at vide
Hvad bør den første besked indeholde?
Et navn, en kontaktadresse, hvem I repræsenterer og et kort resumé af spørgsmålet. Oplys gerne, hvad I ønsker at få afklaret.
Er der en aftale, når vi har sendt en besked?
Nej. En henvendelse er ikke i sig selv en opgaveaftale. Eventuelt indhold, honorar og ansvar skal aftales særskilt.
Hvornår får vi svar?
Der er ikke oplyst en fast svartid. Har I en bestemt frist, kan I nævne den i beskeden uden at betragte den som accepteret.